مدونة

 عنوان:

خدمة الرواتب وتغيير مقدمي الخدمة. الفصل الثالث. ماذا يجب أن يحدث عندما أتغير؟

عدد الكلمات:

590

ملخص:

عند تغيير موفري الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات ، ما يجب أن تتوقع الشركة حدوثه. هذا هو الفصل الثالث من ثلاثة في سلسلة من المقالات حول تغيير موفري كشوف المرتبات.

الكلمات الدالة:

كشوف المرتبات ، خدمة كشوف المرتبات ، مزودي خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لكشوف المرتبات ، كشوف مرتبات الإنترنت ، كشوف المرتبات غير الورقية ، نماذج كشوف المرتبات ، توكيل رسمي لكشوف المرتبات ، توقيت كشوف المرتبات ، إعداد كشوف المرتبات ، كشوف المرتبات المهنية

نص المقالة:

<b> ماذا يجب أن يحدث عندما أقوم بتغيير مقدمي خدمة كشوف المرتبات؟ </ b>

<b> <ul> <li> التوقيت </ li>

<li> النماذج </ li>

<li> الإجراءات </ li> </ul> </b>

<b> التوقيت. </ b> من الأسهل لجميع المعنيين تغيير موفري خدمة كشوف المرتبات في نهاية السنة التقويمية. بهذه الطريقة ليس هناك شك حول المسؤولية عن أي نماذج ضريبية أو ودائع. تقع مسؤولية كل نموذج أو إيداع أو دفع بدءًا من 1 يناير على عاتق مزود خدمة كشوف المرتبات الجديد. لا توجد محاولة لتحقيق التوازن بين أرقام كشوف المرتبات والتأكد من عدم فقدان أي موظف تم إنهاء خدمته وأن جميع الإيداعات قد تمت في الوقت المحدد. إذا لم تتمكن من التغيير في نهاية العام ، فإن نهاية ربع السنة (31 آذار (مارس) ، و 30 حزيران (يونيو) ، و 30 أيلول (سبتمبر)) هي ثاني أفضل نتيجة. ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة أو تريد ، يجب أن تكون قادرًا على التغيير في أي وقت من السنة.

كم من الوقت يجب أن يستغرق؟ كلما كبرت الشركة ، كلما استغرق الأمر وقتًا أطول لأنه كلما زاد عدد الموظفين هناك ، زادت البيانات المتوفرة. إذا كان لديك موظفون في ولايات متعددة ، فإن ذلك سيجعل العملية تستغرق وقتًا أطول. ومع ذلك ، يجب أن تكون قادرًا على تولي شركة تضم 50 موظفًا والتغيير في أقل من أسبوعين ، من تقديم الأوراق إلى يوم الدفع مع مزود خدمة كشوف المرتبات الجديد.

<b> النماذج. </ b> يجب أن يزودك مزود خدمة كشوف المرتبات الجديد بمجموعة كاملة من النماذج. ستشمل هذه نماذج التفويض المصرفي ، ونماذج بيانات الموظفين ، ونماذج تفويض الإيداع المباشر ، وأوراق المعلومات الخاصة بالشركة ، ومعلومات تكرار الإيداع الضريبي ، والنماذج التي توضح بالتفصيل الأرباح / الخصومات / المزايا / المستحقات ، ومعلومات تقديم كشوف المرتبات ، واستمارات التوكيل. يوفر هذا لمزود خدمة كشوف المرتبات الجديد جميع البيانات القياسية اللازمة لإعداد كشوف المرتبات الخاصة بك لتناسب احتياجاتك ولكنه يمنح المزود جميع البيانات الحالية لتحديث الملفات والقدرة على إنشاء نماذج نهاية العام مثل 940 و W2s.

لماذا نماذج التوكيل؟ يحتاج CPA في مزود خدمة كشوف المرتبات إلى هذا النموذج حتى يتمكنوا من مناقشة حسابك مع IRS وولايتك. بدون هذه الأشكال يجب أن تكون دائمًا في المنتصف بين الحكومة وسلطة الائتلاف المؤقتة لحل المشكلة. من الأفضل لسلطة التحالف المؤقتة العمل مباشرة مع الوكلاء والضباط في مصلحة الضرائب.

أيضا في النماذج يجب أن يكون الكشف عن سياسة الخصوصية لملفاتك. أفضل سياسة خصوصية هي تلك التي تنص على عدم إعطاء أي معلومات لأي شخص إلا بأمر من محكمة مختصة.

<b> الإجراءات. </ b> بمجرد إكمال جميع النماذج وإعادتها إلى مزود خدمة كشوف المرتبات الجديد ، يجب على المزود المتابعة مع أي توضيحات وتقديم نماذج إضافية إذا كانت هناك ظروف فريدة تتطلب معلومات إضافية. يجب أن يزودك المزود بعد ذلك بالتدريب اللازم لك لإنشاء مستندات الإدخال لكشوف المرتبات. يجب أن يذهبوا معك أو مع الشخص الذي تحدده بالضبط كيف يتم إدخال كشوف المرتبات. يجب أن يوضحوا أي خطوات إضافية يجب أن يتخذها العميل للحفاظ على دقة سجلات كشوف المرتبات الخاصة بك. يجب أن يؤكدوا تاريخ الدخول الأول ويوم الدفع الأول. يجب أن يجيبوا على أي سؤال لديك أو لدى موظفيك حول الإجراءات أو المخرجات.

بعد إدخال كشوف المرتبات الأولى ومعالجتها ، يجب على المزود مراجعة التقارير والإخراج معك للتأكد من عدم وجود أسئلة أو سوء فهم.

راجع أيضًا المقالات التالية

خدمة الرواتب ، تغيير مقدمي الخدمة. الفصل الأول. أسباب لتغيير مقدمي الخدمة

و

خدمة الرواتب ، تغيير مقدمي الخدمة. الفصل الثاني. ما الذي يجب أن تبحث عنه في مزود جديد؟